Whistleblowing -järjestelmä antaa suojan ilmoituksen tekijälle

Pilliinpuhaltajasta voi olla myös apua yritykselle

Whistleblowing -järjestelmä on luotu yrityksen tiedonsaantikanavaksi. Sen kautta jokainen organisaation jäsen ja myös ulkopuoliset sidosryhmät voivat ilmoittaa yritykselle väärinkäytösepäilystään.

Vaikka pilliinpuhaltajaa (whisteleblower) voitaisiin ilkeämielisesti kutsua ilmiantajaksi, niin se ei suinkaan ole järjestelmän tarkoitus.  Ennen kaikkea se auttaa yrityksiä korjaamaan mahdolliset virheet tai väärinkäytökset toiminnassaan. Näin pilliinpuhaltajan voi nähdä myös organisaation kehittäjänä.

Pilliinpuhallusjärjestelmään on luotu menettelytavat, joiden suojassa ilmoituksen väärinkäytöksestä voi tehdä halutessaan vaikka anonyyminä. Näin pyritään alentamaan kynnystä virheiden ilmituloon.

Direktiivi suojelee whistlebloweria

Pakollinen whistleblowing-kanava on lainsäädännön mukaan kaikille pörssiyhtiöille ja finanssimarkkinoilla toimiville yrityksille. Voimaan tullut EU-direktiivi puolestaan velvoittaa kaikki yli 50 henkeä työllistävät tai yli 10 miljoonan euron liikevaihdon tekevät yritykset järjestämään nimettömyyden mahdollistavan ilmoituskanavan. 

Työntekijät ovat velvollisia raportoimaan epäilyksistään ensisijaisesti yrityksen omassa kanavassa, mikäli järjestelmä, hallinto ja tutkinta täyttävät direktiivin vaatimukset.

Koskee yksityistä ja julkista sektoria

Syksyllä 2019 hyväksytty väärinkäytösten ilmoitus- eli whistleblowing-menettely on pakollinen koko EU:ssa vuoden 2021 joulukuun 17. päivästä lähtien. Direktiivi määrää, että organisaation on ilmoituksen saatuaan tehtävä asiaa koskeva selvitys kolmen kuukauden sisällä.

Jäsenvaltioiden on saatava myös oma asiaa koskeva lainsäädäntö kuntoon viimeistään joulukuussa vuonna 2021.

Direktiivin keskeinen tehtävä on pilliinpuhaltajien eli ilmoitusten tekijöiden suojeleminen. He eivät saa joutua syrjinnän tai kostotoimenpiteiden kohteiksi. Direktiivi suojaa paitsi yritykseen työsuhteessa olevia myös esimerkiksi työnhakijoita, yrityksessä aiemmin työskennelleitä ja muun muassa toimittajia.

Kun väärinkäytöksiä paljastetaan, on tärkeää huolehtia tietosuojasta ja tietoturvasta. Tietosuojavaatimukset on otettava huomioon kaikissa tietojen keräämisen vaiheissa aina niiden elinkaaren päättymiseen saakka.

Johtajat vastaavat, heidän on tiedettävä

Yksi whistleblowing-kanavan eduista on se, että sitä kautta tieto mahdollisista väärinkäytöksistä saavuttaa nopeammin yrityksen johdon kuin muita teitä, pahimmillaan huhujen kautta. Johdon informointi on tärkeää, koska lopulta se on vastuussa väärinkäytöksistä.

Kanavan kautta voivat tulla esiin sellaisetkin tapaukset ja henkilöt, jotka eivät muuten tulisi tai uskaltaisi ilmoittaa epäkohdista. Pelot whistleblowing-kanavan muodostumisesta asiattomien ilmiantojen tuutiksi ovat ainakin tähän saakka osoittautuneet turhiksi. 

Niissä suurissa yrityksissä, joissa pilliinpuhalluskanava on käytössä, ei toistaiseksi ole havaittu mitään ilmoitusten ryöppyä. Yli 500 henkilöä työllistävissä organisaatioissa on tehty muutamia ilmoituksia vuodessa.

Mitä ilmoituksen jälkeen?

Whistleblowing-kanavaan liittyy myös omat riskinsä. Näihin on hyvä varautua etukäteen, jotta ilmoitusten käsittely, olkootpa ne aiheellisia tai aiheettomia, ei lähde niin sanotusti lapasesta.

Pilliinpuhaltajan aseman täytyy pysyä turvattuna kaikissa oloissa. Yrityksen sisäiseen käyttöön tarkoitettu ilmoitusjärjestelmä kannattaa lanseerata niin, että koko henkilöstö kaikilla portailla tuntee sen, ja hyväksyy sen myönteisen lähtökohdan.

Ja miksi puhutaan juuri pilliinpuhaltajista? Kaikki joukkuelajeja harrastavat tietävät syyn. Kun rike tapahtuu, tuomari puhaltaa pilliin. Pillin tarkoitus on pysäyttää tilanne ja selvittää tapahtunut väärinkäytös.

Whistleblower on yrityskentällä pelattaessa yleensä maallikko, ei tuomari, siksi hänelle on annettu oikeus viheltää myös silloin, kun hän epäilee väärinkäytöksen tapahtuneen. Yrityksen sisäinen selvitys ratkaisee sitten asian lopullisen kohtalon.

Erilaisia ratkaisuja

Whistleblowing-kanavalle ei ole olemassa yhtä hyväksyttyä muotoa. Yrityksellä on mahdollisuus käyttää harkintaa, miten kanava käytännössä järjestetään. Sen ei myöskään tarvitse olla yrityksen itsensä ylläpitämä, vaan sen voi myös ulkoistaa.

Yleistä on, että kanavana toimii sähköinen ilmoituslomake, joka löytyy yrityksen verkkosivulta. Se voi olla myös tavallinen postilaatikko, sähköpostiosoite tai puhelinnumero.

Koska lähtökohta on, että ilmoituksen tekijä voi toimia nimettömänä, on hyvä, jos käytössä on useampi kanava. Tällöin pilliinpuhaltaja voi valita niistä sen, mikä parhaiten soveltuu esimerkiksi anonyymiin ilmoitukseen.

Pro Vastuullisuus -palvelun esittely

Lataa esittely pdf-muodossa tai katso alta video.

Pro Vastuullisuuden logo

Pro Vastuullisuus on pk-yrityksen kustannustehokas ja helppokäyttöinen yritysvastuun hallinnointijärjestelmä.

Pyydä henkilökohtainen esittely - ei velvoita mihinkään!

Lisenssityyppi 1–9 henkilöä 10–29 henkilöä 30–49 henkilöä 50–99 henkilöä
Perus 99 € / vuosi (1–9 henkilöä) 199 € / vuosi (10–29 henkilöä) 399 € / vuosi (30–49 henkilöä) 599 € / vuosi (50–99 henkilöä)
Laaja 199 € / vuosi (1–9 henkilöä) 399 € / vuosi (10–29 henkilöä) 599 € / vuosi (30–49 henkilöä) 999 € / vuosi (50–99 henkilöä)

Pyydä esittely

Pro Vastuullisuus -pilvipalvelun ominaisuuksia

  • käyttäjätunnusten ja -oikeuksien sekä yksiköiden luonti ja hallinnointi
  • yrityksen/toimittajan vastuullisuuden itsearviointilomakkeet
  • mahdollisuus tehdä erilaisia versioita eettisistä ohjeista ja vastuullisuusraportista
  • whistleblowing-kanava
  • dokumentaatio on mahdollista tulostaa tai lähettää sidosryhmille myös PDF-formaatissa
  • materiaali on aina yhdessä paikassa kotimaisella palvelimella – ja ajan tasalla
  • kaikille Pro-palveluille yhteinen koulutusrekisteri

Palvelua toteuttamassa